Optimización y éxito: La implantación de un LIMS en el sector veterinario
En este caso de éxito mostramos cómo la implantación de un sistema LIMS permitió a un laboratorio del sector veterinario mejorar la trazabilidad de muestras, reducir errores operativos y optimizar los tiempos de análisis y de entrega de los informes de resultados en menos de 2 meses.
Índice de contenidos
Introducción
Zendo Lims se ha implantado con éxito en el laboratorio de análisis de Pride Veterinary Referrals, un hospital veterinario multidisciplinar de referencia para animales pequeños con sede en Derby (Reino Unido). Victoria Snape es la directora del laboratorio y forma parte de la empresa desde el año 2012.
Durante el testimonio, Victoria Snape narra su experiencia con Zendo Lims y responde diferentes preguntas.
A continuación, puede leer la transcripción del video con todas las respuestas:
¿Qué ha motivado la elección de Zendo Lims y cómo fue el proceso de implementación?
"Buscamos a fondo un sistema para sustituir al anterior; queríamos asegurarnos de que fuera el adecuado para nosotros. Muchos de los LIMS que encontramos eran excesivamente complejos para nuestras necesidades y, además, venían con un precio bastante elevado, lo cual no encajaba en nuestros proyectos. Por eso, cuando nos encontramos con Zendo, nos entusiasmamos. Parecía ajustarse perfectamente a lo que necesitábamos, así que nos registramos y empezamos a utilizarlo en febrero, una vez que configuramos lo básico junto con el equipo de Zendo que realmente nos ayudó con todo y nos proporcionó la formación. Desde entonces, hemos ido construyendo sobre esas bases iniciales, que es otra de las grandes ventajas de Zendo."
¿Se pueden añadir nuevas características y analizadores según se necesite?
"Puede seguir desarrollándolo, añadir elementos y utilizar más funciones con el tiempo, a medida que disponga del tiempo necesario para configurarlo, y también conforme su presupuesto se lo permita. De este modo, puede integrar todos los analizadores que desee, cuando lo considere oportuno. Así, cuando su presupuesto lo permita, quizá quiera incorporar más en el futuro, que es justamente cómo lo hemos hecho nosotros, y hasta ahora nos ha funcionado muy bien."
¿Se pueden cambiar datos en Zendo Lims sin necesidad de asistencia técnica?
"Otra buena característica es que, como usuario final, usted mismo puede editar y modificar elementos dentro de Zendo Lims siempre que lo desee. Así, si hacemos algún cambio en nuestros precios, en los perfiles, añadimos nuevas pruebas, cambiamos rangos de referencia… cualquier cosa de ese tipo, todas esas configuraciones las añadimos nosotros mismos y tienen un efecto inmediato en el sistema. No necesitamos esperar ayuda del proveedor; podemos hacerlo todo internamente, lo cual es fantástico."
¿Ha mejorado el flujo de trabajo desde que empezaron a utilizar Zendo Lims?
"Desde que lo utilizamos, ha mejorado enormemente nuestra eficiencia en el laboratorio, especialmente en la parte administrativa. Nuestros tiempos de respuesta de resultados son ahora mucho más rápidos: probablemente hemos reducido unos 10 minutos en la mayoría de resultados de pacientes, y hemos ahorrado unas 3 horas diarias solo en tareas administrativas que ahora Zendo realiza automáticamente o que son mucho más sencillas de gestionar, lo cual ha sido estupendo. También ha mejorado nuestra gestión de calidad dentro del laboratorio: nuestra trazabilidad de solicitudes y de muestras es ahora mucho más sólida."
¿Zendo Lims permite la trazabilidad dentro del sistema?
"Zendo tiene una excelente función de auditoría: cualquier cambio o modificación que se haga dentro del sistema queda registrada por el auditor, indicando quién lo hizo, en qué fecha y a qué hora, lo cual es realmente brillante."
¿Se puede importar información en Zendo Lims automáticamente?
"Los errores de transcripción prácticamente han desaparecido; Zendo lo hace todo de forma automática. Ya no hay importaciones manuales de resultados, así que los errores que antes podían ocurrir ya no suceden, lo cual es fantástico."
De todas las funciones que tiene Zendo Lims, ¿cuál es la que más te gusta?
"Desde el punto de vista de la gestión, Zendo ofrece funciones muy buenas para estadísticas y para el control de solicitudes. Es muy fácil ver qué queda pendiente, la prioridad de cada solicitud y organizar el flujo de trabajo del día: quién hace qué y qué debe hacerse primero, para asegurarnos de que todo se completa de la manera más eficiente posible. Eso es realmente estupendo"
¿Recomendarías Zendo Lims a otros laboratorios?
"Recomiendo sinceramente Zendo a cualquier persona que se encuentre en una situación similar a la nuestra. Si busca un sistema sencillo pero eficaz, fácil de usar y que aun así incluya todas las funciones necesarias para gestionar sin problemas un laboratorio con mucha actividad en el día a día, ¡le recomendaría que elija Zendo!"
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Contexto del laboratorio
El laboratorio de análisis pertenece al hospital veterinario Pride Veterinary Referrals y tiene como finalidad responder en el menor tiempo posible a los análisis solicitados, tanto de pacientes ambulantes como de pacientes ingresados. El hospital da servicio 24 horas al día, los 365 días del año.
Problemas existentes antes de la implantación del LIMS
Uno de los grandes problemas del laboratorio era la pérdida de tiempo introduciendo datos y el correspondiente retraso en la entrega de los resultados.
Otro gran problema es que no podían configurar los valores de referencia por especie, raza y sexo para cada test analizado. Esto impedía una correcta visualización y validación de resultados patológicos.
No podían integrar con analizadores por lo que toda la introducción de resultados era manual y existían errores de transcripción. Esto afectaba a la fiabilidad de la información introducida.
No tenían trazabilidad sobre la información existente, ni de las operaciones realizadas y tampoco de las muestras analizadas
La gerencia del hospital y la dirección del laboratorio no tenían herramientas estadísticas y de supervisión para la toma de decisiones.
Objetivos del proyecto de implantación del LIMS
El objetivo del proyecto era paliar las deficiencias de los problemas existentes durante la rutina diaria del laboratorio.
Trabajar con un LIMS que permita la digitalización total del laboratorio y la integración en la dinámica de trabajo del hospital.
Automatizar el laboratorio conectando con analizadores para la incorporación de resultados.
Garantizar la trazabilidad de los resultados durante todo el proceso de análisis.
Poder realizar tomas de decisiones basadas en datos reales.
Proceso de implantación del LIMS
Para la implantación de Zendo Lims se ha utilizado una metodología tradicional que se suele conocer como “metodología en cascada” mezclada con una “metodología ágil o Agile”.
La combinación de estas dos metodologías nos ha permitido determinar claramente todas las fases de la implantación, pero realizando ciclos rápidos de verificación para una mayor interacción entre nuestro personal y el personal de Pride Veterinary Referrals.
Inicialmente determinamos las fases de la implantación y dentro de cada fase aplicamos unaa metodología Agile que para establecer subprocesos o sprints. Esto nos permitió entregar por partes cada una de las adaptaciones que se iban realizando e involucrar al personal del laboratorio en todos sus nivels, estableciendo hitos fácilmente alcanzables. Establecimos reuniones periódicas de seguimiento para demostrar que los objetivos se iban alcanzando manteniendo una comunicación efectiva y un proceso de validación y puesta en marcha eficiente.
Todas estas acciones permitieron una implantación rápida y eficaz de Zendo Lims.
Publicación en LinkedIn
Como demostración y evidencia de que el proceso de implantación fue satisfactorio, Rachel Tring, Técnico de laboratorio de diagnóstico veterinario en Pride Veterinary Referrals, publicó en LinkedIn un artículo con la siguiente trascripción:
"¡Noticias emocionantes del Laboratorio de Diagnóstico de Derivaciones Veterinarias Pride! 🎉 Estamos encantados de anunciar el lanzamiento de Zendo LIMS, nuestro avanzado Sistema de Gestión de Información de Laboratorio, diseñado para revolucionar la forma en que gestionamos y procesamos diagnósticos veterinarios. 🐾 Zendo LIMS es una plataforma potente y fácil de usar que agiliza todo el proceso de análisis, desde la recepción de muestras hasta la emisión de informes de resultados. Ya sea para animales pequeños o grandes, Zendo garantiza eficiencia, precisión y facilidad de uso en cada paso del camino. Este sistema está diseñado para mejorar nuestra forma de trabajar, asegurando operaciones más fluidas y resultados más rápidos para nuestros clientes y sus queridas mascotas. 🐶🐱🐴 ¡Permanece atento mientras seguimos mejorando la gestión de los diagnósticos veterinarios con Zendo LIMS!"
Puedes acceder a la publicación de LinkedIn directamente We're thrilled to announce the launch of Zendo LIMS – our advanced Laboratory Information Management System... | LinkedIn
Implantación de LIMS: Optimice el tiempo de entrega de sus resultados
Métricas y resultados obtenidos
La siguiente tabla muestra una comparativa clara de los principales indicadores antes y después de la implantación del sistema LIMS en el laboratorio.
| Indicador | Antes del LIMS | Después del LIMS |
|---|---|---|
| Gestión de muestras | Manual / Excel | Automatizada en LIMS |
| Tiempo diario ahorrado durante todo el proceso administrativo | 0 horas | 4 horas |
| Tiempo ahorrado por muestra en la entrega del resultado | 0 minutos | 10 minutos |
| Tiempo diario ahorrado en la entrega del resultado | 0 horas | 6 horas |
| Trazabilidad de muestras | Sin trazabilidad | Completa (100%) |
| Automatización | Sin automatización | Completa (100%) |
Gracias a la implantación del LIMS, el laboratorio consiguió ahorrar hasta 10 horas diarias en tareas administrativas y de entrega de resultados, además de garantizar una trazabilidad completa del 100% de las muestras.
Conclusión
La implantación de Zendo LIMS permitió al laboratorio optimizar de forma integral la gestión de muestras, eliminando procesos manuales y mejorando significativamente la eficiencia operativa. Gracias a la automatización completa de los flujos de trabajo y a la trazabilidad total del ciclo de vida de la muestra, el laboratorio logró reducir tiempos administrativos, acelerar la entrega de resultados y aumentar el control sobre sus procesos críticos.
Los resultados obtenidos tras la implementación de Zendo LIMS demuestran el impacto directo de un sistema LIMS bien implantado en la productividad del laboratorio. El ahorro diario de horas en tareas administrativas y en la emisión de resultados, junto con la centralización de la información, permitió mejorar la fiabilidad de los datos y facilitar el cumplimiento de los requisitos de calidad y normativas aplicables.
Este caso de éxito confirma que Zendo LIMS es una solución eficaz para laboratorios que buscan avanzar en la digitalización de sus procesos, mejorar la trazabilidad de muestras y automatizar la gestión del laboratorio de forma escalable y segura. La implantación de un LIMS como Zendo LIMS no solo optimiza la operativa diaria, sino que prepara al laboratorio para afrontar auditorías, crecimiento y nuevos retos con mayores garantías.
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Descubre cómo Zendo LIMS puede ayudarte a optimizar la gestión de muestras, mejorar la trazabilidad y aumentar la eficiencia operativa de tu laboratorio.
Pedro Marcos Montero
Director de ventas en SLCLAB
Socio fundador de SLCLAB con más 25 años de experiencia en el mundo de laboratorio. Cuenta con un conocimiento transversal que le permite conocer al 100% cómo trabajan los laboratorios y proporcionar soluciones adaptadas a cada caso desde el punto de vista operativo, normativo y técnico.
