La importancia de una buena planificación en la implantación de un LIMS
Índice de contenidos
Qué es necesario saber antes de afrontar una implantación de lims existosa
Lo primero que hay que saber es que una buena planificación y la dedicación del tiempo y la dedicación de recursos recursos son directamente proporcionales al éxito y buen trabajo futuros.
Otro punto importante es seleccionar el proveedor LIMS adecuado que permita una planificación perfecta, una ejecución exitosa y un acompañamiento continuo. Un proveedor LIMS en el que confiar y que siempre esté presente ante cualquier solución que se necesite implantar o problema a resolver. Por eso es muy importante que el proveedor LIMS tenga un conocimiento profundo del sector del laboratorio y cuente con personal experto que pueda dar soluciones desde el punto de vista analítico y tecnológico.
En definitiva, una implantación exitosa sale de una estrategia adecuada y meticulosa.
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Pasos para definir una estrategia de implantación correcta
Definición de objetivos, áreas de impacto y planificación de la implantación
Definir objetivos claros y áreas de impacto: será preciso identificar qué se quiere conseguir con la implantación del nuevo LIMS y en qué áreas impacta. Determinar si es para mejorar la eficiencia operativa, si es para cumplir con las regulaciones y normas de calidad o si es para gestionar el inventario y equipamiento ayudará a realizar una buena planificación.
Definir el alcance de la implantación: será preciso determinar los procesos que se integrarán y el nivel de automatización que se logrará en cada flujo de trabajo.
Seleccionar la herramienta adecuada:: es importante seleccionar un sistema LIMS con capacidades de integración y automatización robustas y con flexibilidad suficiente para adaptar los flujos de trabajo. Es importante que el LIMS utilice estándares o formatos de datos compatibles con su entorno y que se garantice la calidad de los datos almacenados.
Planificar la infraestructura necesaria: hay que asegurarse de que la infraestructura técnica es la adecuada y suficiente para la implantación y que permita una escalabilidad si existe un crecimiento de la empresa.
Implicación del personal y validación de la implantación
Implicación de usuarios: es fundamental implicar a los usuarios durante el proceso de planificación e implantación de forma que se garantice la satisfacción de las necesidades.
Pruebas y validación: es imprescindible realizar pruebas exhaustivas para asegurar que el LIMS funciona como se espera y cumple con todos los flujos definidos y con las normativas.
Formación y soporte técnico: Una implantación puede requerir recursos, formación adicional para los usuarios y soporte técnico continuo para la resolución de incidencias o implantación de nuevas funcionalidades o flujos de trabajo.
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Correcta gestión del cambio
Gestión de cambios y actualizaciones: Es preciso definir un plan para afrontar cualquier cambio en los objetivos o especificaciones que debe cumplir el LIMS y que no afecte a la planificación establecida.
Gestión del cambio en la organización: Una integración puede variar los flujos de trabajo y los procesos de la organización. Es importante asumir y gestionar ese cambio de una manera efectiva y con una estrategia de comunicación clara con los trabajadores implicados. Asimismo, es importante saber evaluar la inversión realizada y los beneficios alcanzados.
Implantación de LIMS: Automatización sin errores
Desafíos de una implantación LIMS
Aunar los diferentes formatos y estándares de datos
Compatibilidad entre sistemas: Hay que tener en cuenta la compatibilidad entre el LIMS y los sistemas o dispositivos que forman parte del ecosistema del laboratorio.
Integración de datos: Cada sistema con el que el LIMS deba integrarse puede tener formatos de datos que no sean fácilmente compatibles, por lo que habrá que garantizar que el LIMS sincronice la información correctamente manteniendo la calidad y consistencia de los datos.
Proceso de Personalización y Adaptación: En ocasiones los LIMS no se ajustan exactamente a lo que la empresa requiere y el proceso de adaptación puede ser largo y rígido
Costos iniciales: Hay que tener en cuenta el costo asociado ya que puede requerir una inversión inicial significativa en términos de implantación, personalización y capacitación. Es importante que estos sistemas sean flexibles para adaptarse al máximo a esos requerimientos.
Garantizar la integrabilidad del LIMS con todo el ecosistema del laboratorio
Cambio en los flujos de trabajo: la adaptabilidad del usuario a posibles cambios en el flujo de trabajo es un asunto a tener en cuenta, aunque se solventa fácilmente.
Seguridad de datos y cumplimiento normativo: El LIMS deberán garantizar la seguridad y privacidad de los datos, así como el cumplimiento normativo.
Interrupción de las Operaciones Durante la Implantación: Asumir y mitigar el impacto de la interrupción en los flujos de trabajo durante el proceso de implantación para que no afecte a la productividad. Asimismo, el proceso de pruebas y validación debe ser exhaustivo para que la puesta en marcha sea totalmente eficiente.
Testimonio real de una implantación con éxito de Zendo Lims
Zendo Lims se ha implantado con éxito en la Confederación Hidrográfica del Duero. La Confederación Hidrográfica del Duero es el organismo, dependiente del Ministerio para la Transición Ecológica y el Reto Demográfico del Gobierno de España, encargado de la gestión de las aguas en la cuenca del Duero.
Milagros Acítores es la directora del laboratorio de aguas de la Confederación Hidrográfica del Duero y ha querido explicarnos cómo ha sido la implantación de Zendo Lims y qué ventajas tienen ahora frente al sistema anterior con el que trabajaban.
Milagros comenta que han conseguido optimizar y automatizar la gestión de las muestras que recibe el laboratorio -aguas residuales, aguas continentales y vertidos-, la seguridad del proceso interno y la rapidez en la entrega de los resultados.
Una de las cosas que más ha sorprendido a todo el equipo del laboratorio es la rapidez en la implantación y el poco impacto en el trabajo diario que han tenido. El tiempo empleado en la implantación ha sido muy inferior al indicado en el pliego de la licitación.
La seguridad de los datos introducidos, el proceso de doble validación, la carga de imágenes, así como el seguimiento de los puntos de muestreo con la visualización en Google Maps son otros de los aspectos que más le aportan en el día a día del laboratorio.
